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Aufräumen schafft Platz für Neues

Das Büro aufräumen, abgeschlossene Projekte wegsortieren, die Rumpelecke unter die Lupe nehmen – all dies und noch viel mehr nehmen sich viele Selbstständige und Angestellte zum Ende des Jahres vor. Vor allem die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr wird genutzt, um „klar Schiff“ zu machen.

Dies ist grundsätzlich ein toller Vorsatz. Sind der Schreibtisch und das restliche Arbeitsumfeld aufgeräumt, kommt auch der Mensch zur Ruhe. Noch besser: Es wird neue Energie freigesetzt, die uns erlaubt mit frischem Schwung ins neue Jahr zu starten.

Doch oft bleiben die guten Vorsätze schneller als gedacht auf der Strecke. Erst werden sie auf die erste Januar-Woche verschoben nach dem Motto: „Dann ist es ja auch noch ruhiger im Büro und ich habe Zeit dafür!“. Oft geraten die guten Vorsätze für eine effiziente Büroorganisation im Arbeitsalltag komplett in Vergessenheit. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Schließlich sorgt Ordnung im Büro für weniger Zeitaufwand beim Suchen nach Unterlagen und Informationen.

 

Aufräumen fängt mit Ausmisten an

Sie wissen nicht, wie Sie am besten starten sollen? Fangen Sie doch beim Schreibtisch an. Wenn in den Schreibtischschubladen alles griffbereit liegt, vergeuden Sie keine Zeit mit dem Suchen. Wie dies am besten funktioniert, verrate ich in diesem Blog-Beitrag.

Ihr Schreibtisch sieht aus wie die Auslage eines Gemischtwarenhändlers? Dann hilft Ihnen dieser Blog-Beitrag mit praxiserprobten Tipps für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch.

Aber auch den beliebten – und in jedem Büro zu findenden – Rumpelecken geht es an den Kragen. Hier finden Sie den entsprechenden 6-Schritte-Plan.

Und bringen Sie Ordnung in Ihren Büromaterialschrank. Denn das verhindert zeitaufwändiges Suchen und unnötigen Doppelkauf. Tipps, wie Büromaterial sinnvoll gelagert wird, finden Sie in diesem Blog-Beitrag.

 

Aufräumen im privaten Bereich befreit

Und weil Sie gerade so schön in Fahrt sind, machen Sie gleich in den eigenen vier Wänden weiter. So ist es durchaus sinnvoll, den Inhalt des Kleiderschrankes in regelmäßigen Abständen einer kritischen Prüfung zu unterziehen. Das schafft Platz für die kommende Mode.

Und auch das Smartphone sollte regelmäßig unter die Lupe genommen werden. Müssen alle Fotos gespeichert bleiben? Räumen Sie auch die Freundesliste bei Facebook auf.

Und vertrauen Sie mir: Ausmisten befreit ungemein!

 

Ich wünsche Ihnen einen guten Start in ein aufgeräumtes 2018!

Mail-Flut

Tipps zum Meistern der E-Mail-Flut

E-Mails begannen Ende der 1980er Jahre die Arbeitswelt zu erobern. Heutzutage ist es eine Selbstverständlichkeit, Mails vom Computer oder Smartphone zu verschicken, mit und ohne Anhang. Allerdings überdecken die Newsletter, cc-Hinweise, Tipps und andere ungewollt zugesandte Infos oft die relevanten Mails. Kein Wunder, dass so mancher E-Mail-Eingangsordner regelmäßig überquillt. Das Sichten und Sortieren der Mails, das Bearbeiten und Beantworten nimmt viel Zeit in Anspruch. Zeit, die wir unter Umständen gewinnbringender einsetzen können. Daher ist das Managen der E-Mail-Eingänge eine wichtige Aufgabe im Rahmen einer effektiven Büroorganisation.

 

Ich habe ein paar einfach umzusetzende Tipps zusammengestellt, die helfen, die E-Mail-Flut zu meistern.

  1. Starten Sie morgens offline
    Hinter E-Mails verbergen sich oft Anfragen, Hinweise und Informationen, auf die wir reagieren müssen. Daher ignorieren Sie die E-Mails doch erst einmal. Machen Sie stattdessen als erstes eine To-do-Liste für den Tag. Überlegen Sie, was ist heute wichtig, was ist dringend und was ist unwichtig. Wenn die Aufgaben für den Tag priorisiert sind, erledigen Sie die wichtigsten und gehen dann erst online.
  2. Hinweise bei Eingang ausstellen
    Um nicht ständig von eintreffenden E-Mails abgelenkt zu werden, stellen Sie akustische und visuelle Hinweise auf eine angekommene E-Mail aus.
  3. Legen Sie Mail-Zeiten fest
    Sind neue Mails angekommen, ist die Versuchung groß, sofort nachzuschauen, worum es sich handelt. Setzen Sie sich besser feste Zeiten zur Sichtung der Mails. Dann werden alle Mails in einem Rutsch bearbeitet. Ansonsten bleibt das Programm geschlossen. In der mail-freien Zeit können Sie ungestört arbeiten.
  4. Ordner anlegen
    Jedes Mail-Programm ermöglicht das Anlegen von Ordnern. Nutzen Sie es! Legen Sie sich Ordner an, beispielsweise nach Kunden, Projekten, Terminen oder Bearbeitungsstatus. Hier gilt: Weniger ist mehr, um den Überblick zu behalten.
  5. Ordner sortieren
    Bestimmen Sie eine für Sie sinnvolle Reihenfolge der Ordner, indem Sie sie alphabetisch sortieren oder Ziffern am Anfang der Namensgebung nutzen.
  6. Mails bearbeiten
    Öffnen Sie die eingegangenen Mails und entscheiden Sie sofort, was damit geschehen soll – bearbeiten, terminieren, löschen, delegieren oder archivieren. Sortieren Sie die Mails in die entsprechenden Ordner. Nach dieser Aktion sollte der Maileingang leer sein.
  7. Mails archivieren
    Befreien Sie sich von unnötigem Ballast. Schauen Sie sich Ihre Mail-Ordner regelmäßig an und archivieren Sie nicht mehr benötigte Mails.
  8. Newsletter überprüfen
    Überprüfen Sie Newsletter und andere regelmäßig eintreffende Informationen, ob sie sich wirklich für Sie lohnen. Falls nicht: Bestellen Sie Newsletter ab.

Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen, verlieren Sie in Sachen Mails nicht den Überblick und schaffen Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.

Taschenrechner_Online-Kurs

Steuererklärung entspannt vorbereiten mit dem Vioeasy® Online-Kurs

Neulich habe ich gelesen: 9 von 10 Arbeitnehmern erhalten Geld zurück, wenn sie eine Steuererklärung einreichen. Das ist doch eine tolle Nachricht! Dennoch schieben viele die Einreichung ihrer Steuererklärung ständig vor sich her. Die Vielzahl der Formulare und vor allem die Sucherei nach den Belegen schrecken ab.

Kunden und Freunde haben mich immer wieder gefragt, ob ich nicht auch für die eigene, private Steuererklärung ein paar Tipps für mehr Ordnung habe.
Ja, habe ich! Denn wenn Sie Ihre Unterlagen parat haben, ist die Steuererklärung ein Kinderspiel. Nervige Zettelwirtschaft und das Durchsuchen von Papierbergen gehören der Vergangenheit an.

 

Daher habe ich für alle, die beim Thema „Steuererklärung abgeben“ Panik bekommen, einen hilfreichen Online-Kurs entwickelt. Mit dem Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“ bekommen alle relevanten Unterlagen endlich eine Heimat. Und Ihre Steuererklärung ist zukünftig im Handumdrehen erledigt.

 

Der Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“ bietet Ihnen ein einfaches und logisches Ordnungssystem, mit dem Sie Ihre Steuererklärung sinnvoll vorbereiten. Das System ist zum Selbermachen konzipiert und umfasst fünf Schritte. Und das Beste: Außer Ihnen bekommt niemand Ihre Unterlagen bzw. Ihre Papierstapel zu Gesicht.

Ein Erklär-Video, hilfreiche Arbeitsblätter und Checklisten stehen zum Download bereit, sodass Sie sofort starten können. Sie können Schritt für Schritt vorgehen und bestimmen das Tempo der Umsetzung selbst. Im Notfall ist das Ordnungssystem für eine weitere Person schnell durchschaubar.

 

Mithilfe des Vioeasy® Systems „Steuerunterlagen mit Struktur“ erfolgt die Abgabe Ihrer Steuererklärung zukünftig ganz entspannt und fristgerecht.

 

Der Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“ kostet 24,90 Euro (inklusive MwSt.) und ist hier online zu bestellen.

Aktenordner

Mehr Durchblick beim privaten Papierkram

Briefe von der Krankenkasse oder Behörden, Rechnungen – der private Papierkram ist vielen Menschen ein Graus. Wohin nur mit den zahlreichen Mitteilungen, die da ins Haus flattern. Oft wandern sie auf einen Stapel oder in eine Schublade. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. Erkennen Sie sich wieder?

Hier kommen ein paar Tipps für mehr Ordnung in den eigenen vier Wänden:

Sichtung der Unterlagen
Als erstes werden alle Unterlagen sortiert in die drei Kategorien:

  • Altpapier: Dient der Brief lediglich zur Information? Nach dem Lesen kann er ins Altpapier. Das befreit ungemein!
  • Ablage: Ist das Papier eine Information, die Sie aufheben müssen? Dann kommt es in die Ablage. Das beruhigt, da zukünftig die Sucherei danach entfällt.
  • Aktion: Schriftstücke, um die Sie sich kümmern müssen, z.B. wenn Fristen daran hängen.

Altpapier sinnvoll entsorgen
Für das Altpapier empfiehlt sich folgendes Vorgehen: ein Karton für den Altpapiercontainer und ein Karton für den Aktenvernichter einrichten. In den Aktenvernichter geben Sie alle Unterlagen, die persönliche Informationen enthalten, wie Namen und die Adresse.

Durchblick für die Ablage
Eine gut organisierte Ablage spart doppelt Zeit – beim Suchen einer Info und bei der Ablage. In der Praxis bewährt hat sich ein Ordner für jedes der folgenden Themen:

  • Haus/Wohnung
  • Versicherungen
  • Kind (jedes Kind hat seinen eigenen Ordner)
  • Auto
  • Krankenkasse
  • Bank
  • Arbeitgeber
  • Aus- & Weiterbildung
  • Persönliches

Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein Register und ein beschriftetes Deckblatt, auf dem steht, was sich wo im Ordner befindet.

Hier zwei Beispiele, wie die einzelnen Ordner sinnvoll unterteilt werden können:
Haus/ Wohnung: Vermieter, Strom, Gas, Telefon, Wasser, Handwerker
Arbeitgeber: Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Auszeichnungen, Gehaltsabrechnungen, Prozesse gegen den Arbeitgeber

Aktion – Papiere mit Handlungsbedarf
Alle Papiere, die auf dem Stapel „Aktion“ liegen, sind Unterlagen, um die Sie sich kümmern müssen. Erstellen Sie hierfür eine To-do-Liste. Alles, was nur zwei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, wird sofort erledigt. Alle anderen Unterlagen kommen in eine Wiedervorlage.

Das Ergebnis: Wohlgefühl in den eigenen vier Wänden
Wenn Sie sich einmalig die Mühe machen, Ihre Unterlagen so zu ordnen, gehören die „weiß nicht wohin damit“-Stapel der Vergangenheit an.

Haben alle Unterlagen ihr Zuhause gefunden, ist es in Zukunft im Handumdrehen erledigt, sie zu ergänzen. Das spart Zeit und Nerven – versprochen!

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Zeit sparen durch Outsourcing

Sicher kennen Sie den Spruch: Selbstständige arbeiten selbst und ständig! Aber seien wir mal ehrlich: Es gibt unter unseren, immer wiederkehrenden Aufgaben ganz sicher einige Tätigkeiten, die andere Leute schneller, effizienter und vielleicht sogar besser erledigen können als wir selbst. Wer vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weiß, womit er als Erstes beginnen soll, sollte über diesen Punkt einmal in Ruhe nachdenken. Die Lösung heißt: Outsourcing!

Ich habe festgestellt: Externe Dienstleister lassen die eigene To-do-Liste im Handumdrehen übersichtlicher werden. Sie übernehmen auch Aufgaben, auf die ich selber so gar keine Lust habe. Die so gewonnene Zeit kann ich für das eigene Business, die eigene Kernkompetenz nutzen. Schließlich hat der Tag nur 24 Stunden. Und diese Zeit mit Aufgaben zu füllen, die einem liegen und die Spaß machen, macht jeden Tag zu einem guten Tag!

Externe Dienstleister sind Experten
Viele meiner Kunden und andere Unternehmerinnen, die ich kenne, verlassen sich zum Beispiel in Sachen Buchhaltung und Steuergesetzgebung auf ihren Steuerberater. Aber auch das Schreiben von Texten für Marketingaktionen, Presseartikel oder Blogs, Kundenakquise, die Pflege der Website und das Erstellen eines Newsletters sind Tätigkeiten, die sehr gut von Experten ihres Fachs erledigt werden können. Aber auch simplere Aufgaben, wie Dateneingabe etc., können vergeben werden.

Oft ist es sinnvoll, dass Ihnen der externe Dienstleister nur befristet zur Seite steht. Geben Sie bestimmte Jobs für eine vorab definierte Zeitspanne ab, um zum Beispiel saisonale Spitzen, krankheits- oder urlaubsbedingten Ausfall, Großprojekte etc. aufzufangen.

Outsourcing spart auch Kosten
Auch die Büroorganisation kann ausgelagert werden. Terminplanung, Telefonannahme, Datenerfassung etc. kann sehr gut ein externer Dienstleister übernehmen. Rufumleitungen, Clouds und entsprechende Systeme machen es möglich. Und Sie haben Ruhe für konzeptionelle Arbeiten.
Zudem muss das Backoffice – und die persönliche Assistenz – nicht notwendigerweise in den eigenen Räumlichkeiten sitzen. So können Sie durch das Outsourcing nicht nur Zeit, sondern sogar Kosten sparen.

Messe

Tipps für Messebesucher

Gleich nach den Sommerferien geht sie wieder los: die Messezeit. Messen, Kongresse und Fachtagungen sind ideal zur Erweiterung des eigenen Wissens, zum Netzwerken, zum Kontakte aufbauen oder auffrischen und zur Geschäftsanbahnung. Es werden Gespräche geführt, Visitenkarten hin und her gereicht und der ein oder andere Informationsflyer wechselt den Besitzer.

Damit Sie bei Ihrem nächsten Messebesuch anhand der zu erwartenden Informationsflut nicht den Überblick verlieren, habe ich ein paar praxisorientierte Tipps zusammengestellt:

  • Werfen Sie vor der Veranstaltung einen Blick auf die Ausstellerliste, die bei den meisten Messen online einsehbar ist. So können Sie schon im Vorfeld klären, welchen Aussteller Sie besuchen möchten und Ihre Tour durch die Hallen planen.
  • Wenn Sie wissen, wen Sie am Messestand sprechen möchten, ist es sinnvoll, vorab einen Termin zu vereinbaren.
  • Planen Sie ausreichend Puffer zwischen den Terminen ein. Der Weg von A nach B kann bei gut besuchten Veranstaltungen Zeit kosten.
  • Verzögert sich ein Termin, informieren Sie Ihren nächsten Gesprächspartner darüber. Daher unbedingt die Handynummern Ihrer Ansprechpartner mit auf die Messe nehmen.
  • Tragen Sie ausreichend viele, eigene Visitenkarten bei sich.
  • Nutzen Sie eine verschließbare Hülle für alle Visitenkarten, die Sie erhalten. Reißverschluss auf, jede Visitenkarte sofort hineinlegen und Reißverschluss wieder zu – so verschwindet kein Kontakt mehr.
  • Sie haben Vereinbarungen geschlossen? Notieren Sie diese sofort und sammeln sie die Notizen an einem festen Ort. Dies können Notizzettel, die sie in die verschließbare Hülle legen, oder eine Kladde sein. So können Sie die Vereinbarungen nach der Messe kompakt abarbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und interessante Gespräche beim nächsten Messebesuch.

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Pflanzen im Büro

Grünpflanzen im Büro haben zahlreiche positive Effekte. Sie verbessern das Raumklima, denn sie wirken trockener Luft entgegen, filtern Schadstoffe und Staubpartikel aus der Luft. Durch ihre Sauerstoffproduktion begünstigen sie die Konzentrationsfähigkeit am Arbeitsplatz. Zudem sind sie eine Wohltat fürs Auge, verschönern als dekoratives Accessoire den Arbeitsplatz und haben erwiesenermaßen eine stressabbauende Wirkung auf den Menschen. Und: Pflanzen im Büro gelten als Büroausstattung und können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Ordnung rund um die Büropflanzen
Damit die natürlichen Luftverbesserer immer in schönstem Grün erstrahlen, sollte die Pflege der Pflanzen im Büro gut organisiert sein. Sonst werden sie womöglich zu viel, zu wenig oder gar nicht gegossen. Oft hilft schon eine Checkliste, auf der wöchentlich abgehakt wird, wenn die Pflanzen gegossen wurden. So kann auch das monatliche Düngen organisiert werden.
Sehr hilfreich ist die Einstellung eines festen Termins in den eigenen Terminkalender mit dem Hinweis „Blumen gießen“. Auf diese Weise werden Sie auf jeden Fall an die Pflege der Pflanzen erinnert, auch wenn es im Büro hoch her geht und Sie eigentlich ganz andere Dinge auf der To-do-Liste haben.
Vielleicht findet sich ja auch jemand mit einem grünen Daumen im Team, der gern die komplette Pflege der Pflanzen übernimmt.

Tipp: Augen auf bei der Pflanzenpflege
Oft komme ich in Büros, in denen sich der Gummibaum über drei Regale bis ins nächste Büro schlängelt oder der Weihnachtsstern vom letzten Jahr mit letzter Kraft gegen die pralle Mittagssonne kämpft.
Daher: Schauen Sie sich Ihre Pflanzen von Zeit zu Zeit mit kritischem Blick an. Sind sie wirklich noch eine Zierde für den Raum? Auch wenn die Palme mit sehr übersichtlichem Blattwuchs ein Andenken an den Kollegen ist, der vor drei Jahren in Rente gegangen ist: Ein Zurückschneiden wirkt oft Wunder und verhilft der Pflanze zu neuem, satten Grün – und Ihnen zu mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch in meinem Video.

Viola Frehse gibt ihr Know-how bei einer Schulung weiter

Management-Assistenz-Fachtagung 2017 mit Vioeasy® Know-how

Die Anforderungen an Management-AssistentInnen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. Nur mit optimaler Büroorganisation und achtsamem Selbstmanagement können Sie Ihre zahlreichen Aufgaben umsetzen. Die Management-Assistenz-Fachtagung 2017, welche die IBAF – Qualifizierungszentren für Führung und Management am 1. November 2017 im Kieler Schloss organisiert, unterstützt Sie, Ihre Herausforderungen am Arbeitsplatz noch souveräner zu meistern.

Einer der spannenden Programmpunkte der Management-Assistenz-Fachtagung ist mein Vortrag „Leichter arbeiten mit klarer Struktur“. Sie erhalten praxisnahe Tipps, mit denen die Sucherei nach bestimmten Dokumenten der Vergangenheit angehört. Wer möchte, kann sein frisch erworbenes Wissen in meinem Workshop zum gleichen Thema vertiefen. Danach sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem individuellen System für mehr Ordnung und Struktur im Büro.

Weitere Programmpunkte sind der Vortrag von Jürgen Spincke zum Thema „Starker Umgang mit Veränderungen“ sowie der Vortrag und der Workshop von Monica Deters über „Die Kreuzfahrt zum Erfolg mit der MEEHR-Methode®“.

Darüber hinaus bietet die Fachtagung ausreichend Zeit zum Erfahrungsaustausch und Netzwerken.

Hier finden Sie weitere Informationen und die Anmeldung zur Management-Assistenz-Fachtagung 2017.

Vioeasy_Blog_Haengeakten

Hängeakten clever nutzen

Wenn Sie sich ein neues Werkzeug oder eine Küchenmaschine zulegen, überlegen Sie sicher vorab, welche Ansprüche und Wünsche Sie an das Gerät haben. Beim Kauf von Büromaterial, wie Hängeakten, erlebe ich bei Kunden immer wieder, dass diese strategischen Überlegungen fehlen. Kein Wunder also, dass ich oft in Büros komme, in denen die Menschen eher verzweifelt als konstruktiv mit der Hängeregistratur umgehen. Unüberlegt gekaufte Hängeakten liegen im Büromaterialschrank herum, werden nicht genutzt und sind schlicht hinausgeworfenes Geld.

Überlegen Sie daher vor dem Kauf, welche Hängeakte Sie im Rahmen Ihrer Büroorganisation für welchen Zweck benötigen. Denn: Hängeakte ist nicht gleich Hängeakte. Es gibt die unterschiedlichsten Varianten, die für eine Hängeregistratur genutzt werden können und so optimal Ordnung bringen.

Ich habe eine Übersicht erstellt, welche Variante sinnvoll für welchen Zweck genutzt werden kann:

  • Die Hängemappe ist oben und an der Seite offen. Sie ist ideal zum Sammeln einzelner, loser Unterlagen, wie Notizen, Fotos und Skizzen, vor Beginn eines Projekts.
  • Der Hängehefter hat eine Heftvorrichtung und kommt zum Einsatz, um z.B. Unterlagen aus der Hängemappe über ein kleineres, abgeschlossenes Projekt abzuheften und zu archivieren. Die Hängemappe wird damit aufgelöst.
  • Die Hängetasche ist oben offen und hat seitlich einen Verschluss, sodass nichts heraus rutschen kann. Diese Taschen sind praktisch für die Wiedervorlage, weil Sie hierin alles sammeln können, egal ob DIN A4 oder kleiner, zusammengeheftete oder lose Blätter.
  • Und es gibt Hängehefter mit Tasche. Hierin können Sie erledigtes Schriftgut einheften und gleichzeitig weiteres Material sammeln. Der Vorteil: Sie können die Schriftstücke, die Sie schon erledigt haben, abheften und müssen sie nicht nochmals in die Hand nehmen.
  • Die Hängesammler sind nur oben offen und etwas breiter als die Hängetasche. Er bietet sich zum Sammeln von Berichten, Katalogen, Magazinen etc. an. Der Hängesammler ist eine gute Alternative zum Stehsammler.
  • Die Mehrfach-Hängehefter sind die richtige Wahl für Personalakten oder umfangreiche Projekte, deren Schriftstücke unterteilt und immer in dergleichen Reihenfolge abgelegt werden.

Ich denke, diese kleine Übersicht zeigt, wie vielfältig die Auswahl und Anwendungsmöglichkeiten von Hängeakten sind. Und es gibt noch weitere Varianten. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie das Hängesystem einsetzen möchten. Es soll Ihnen ja die Büroorganisation erleichtern.