Aktenordner

Mehr Durchblick beim privaten Papierkram

Briefe von der Krankenkasse oder Behörden, Rechnungen – der private Papierkram ist vielen Menschen ein Graus. Wohin nur mit den zahlreichen Mitteilungen, die da ins Haus flattern. Oft wandern sie auf einen Stapel oder in eine Schublade. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los. Erkennen Sie sich wieder?

Hier kommen ein paar Tipps für mehr Ordnung in den eigenen vier Wänden:

Sichtung der Unterlagen
Als erstes werden alle Unterlagen sortiert in die drei Kategorien:

  • Altpapier: Dient der Brief lediglich zur Information? Nach dem Lesen kann er ins Altpapier. Das befreit ungemein!
  • Ablage: Ist das Papier eine Information, die Sie aufheben müssen? Dann kommt es in die Ablage. Das beruhigt, da zukünftig die Sucherei danach entfällt.
  • Aktion: Schriftstücke, um die Sie sich kümmern müssen, z.B. wenn Fristen daran hängen.

Altpapier sinnvoll entsorgen
Für das Altpapier empfiehlt sich folgendes Vorgehen: ein Karton für den Altpapiercontainer und ein Karton für den Aktenvernichter einrichten. In den Aktenvernichter geben Sie alle Unterlagen, die persönliche Informationen enthalten, wie Namen und die Adresse.

Durchblick für die Ablage
Eine gut organisierte Ablage spart doppelt Zeit – beim Suchen einer Info und bei der Ablage. In der Praxis bewährt hat sich ein Ordner für jedes der folgenden Themen:

  • Haus/Wohnung
  • Versicherungen
  • Kind (jedes Kind hat seinen eigenen Ordner)
  • Auto
  • Krankenkasse
  • Bank
  • Arbeitgeber
  • Aus- & Weiterbildung
  • Persönliches

Ganz wichtig: Jeder Ordner erhält ein Register und ein beschriftetes Deckblatt, auf dem steht, was sich wo im Ordner befindet.

Hier zwei Beispiele, wie die einzelnen Ordner sinnvoll unterteilt werden können:
Haus/ Wohnung: Vermieter, Strom, Gas, Telefon, Wasser, Handwerker
Arbeitgeber: Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Auszeichnungen, Gehaltsabrechnungen, Prozesse gegen den Arbeitgeber

Aktion – Papiere mit Handlungsbedarf
Alle Papiere, die auf dem Stapel „Aktion“ liegen, sind Unterlagen, um die Sie sich kümmern müssen. Erstellen Sie hierfür eine To-do-Liste. Alles, was nur zwei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, wird sofort erledigt. Alle anderen Unterlagen kommen in eine Wiedervorlage.

Das Ergebnis: Wohlgefühl in den eigenen vier Wänden
Wenn Sie sich einmalig die Mühe machen, Ihre Unterlagen so zu ordnen, gehören die „weiß nicht wohin damit“-Stapel der Vergangenheit an.

Haben alle Unterlagen ihr Zuhause gefunden, ist es in Zukunft im Handumdrehen erledigt, sie zu ergänzen. Das spart Zeit und Nerven – versprochen!

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Zeit sparen durch Outsourcing

Sicher kennen Sie den Spruch: Selbstständige arbeiten selbst und ständig! Aber seien wir mal ehrlich: Es gibt unter unseren, immer wiederkehrenden Aufgaben ganz sicher einige Tätigkeiten, die andere Leute schneller, effizienter und vielleicht sogar besser erledigen können als wir selbst. Wer vor lauter Aufgaben gar nicht mehr weiß, womit er als Erstes beginnen soll, sollte über diesen Punkt einmal in Ruhe nachdenken. Die Lösung heißt: Outsourcing!

Ich habe festgestellt: Externe Dienstleister lassen die eigene To-do-Liste im Handumdrehen übersichtlicher werden. Sie übernehmen auch Aufgaben, auf die ich selber so gar keine Lust habe. Die so gewonnene Zeit kann ich für das eigene Business, die eigene Kernkompetenz nutzen. Schließlich hat der Tag nur 24 Stunden. Und diese Zeit mit Aufgaben zu füllen, die einem liegen und die Spaß machen, macht jeden Tag zu einem guten Tag!

Externe Dienstleister sind Experten
Viele meiner Kunden und andere Unternehmerinnen, die ich kenne, verlassen sich zum Beispiel in Sachen Buchhaltung und Steuergesetzgebung auf ihren Steuerberater. Aber auch das Schreiben von Texten für Marketingaktionen, Presseartikel oder Blogs, Kundenakquise, die Pflege der Website und das Erstellen eines Newsletters sind Tätigkeiten, die sehr gut von Experten ihres Fachs erledigt werden können. Aber auch simplere Aufgaben, wie Dateneingabe etc., können vergeben werden.

Oft ist es sinnvoll, dass Ihnen der externe Dienstleister nur befristet zur Seite steht. Geben Sie bestimmte Jobs für eine vorab definierte Zeitspanne ab, um zum Beispiel saisonale Spitzen, krankheits- oder urlaubsbedingten Ausfall, Großprojekte etc. aufzufangen.

Outsourcing spart auch Kosten
Auch die Büroorganisation kann ausgelagert werden. Terminplanung, Telefonannahme, Datenerfassung etc. kann sehr gut ein externer Dienstleister übernehmen. Rufumleitungen, Clouds und entsprechende Systeme machen es möglich. Und Sie haben Ruhe für konzeptionelle Arbeiten.
Zudem muss das Backoffice – und die persönliche Assistenz – nicht notwendigerweise in den eigenen Räumlichkeiten sitzen. So können Sie durch das Outsourcing nicht nur Zeit, sondern sogar Kosten sparen.

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Erste-Hilfe-Tipps zur Büroorganisation auf der STARK Hausmesse

Aktenberge, Zettelwirtschaft und unkoordinierte Abläufe – Sie erkennen Ihr Büro wieder? Dann lassen Sie uns darüber reden. Schauen Sie auf der STARK Hausmesse am 23. September 2017 an meinem Stand vorbei und bringen Sie ein Foto mit. Ich nehme Ihr Chaos gern in Augenschein und gebe Ihnen Erste-Hilfe-Tipps, wie Sie der Unordnung an den Kragen gehen können.

Oder vertiefen Sie Ihr Wissen mithilfe meines Vortrags um 12.00 Uhr. Ich verrate, wie mehr Ordnung und Struktur in jedes Büro einziehen kann. Das Ergebnis lohnt sich: Optimierte und zeitsparende Abläufe, die Kosten einsparen und Ihre Nerven schonen.

Kommen Sie vorbei auf der
STARK Hausmesse
am Samstag, den 23. September 2017, von 10 bis 17 Uhr
bei STARK Heimwerken, Moorfleeter Straße 40 (Eingang Pinkertweg 9), 22113 Hamburg.

Auf der STARK Hausmesse präsentieren sich über 30 Aussteller unterschiedlicher Branchen mit ihren Leistungen und Produkten. Der Eintritt ist frei.

Messe

Tipps für Messebesucher

Gleich nach den Sommerferien geht sie wieder los: die Messezeit. Messen, Kongresse und Fachtagungen sind ideal zur Erweiterung des eigenen Wissens, zum Netzwerken, zum Kontakte aufbauen oder auffrischen und zur Geschäftsanbahnung. Es werden Gespräche geführt, Visitenkarten hin und her gereicht und der ein oder andere Informationsflyer wechselt den Besitzer.

Damit Sie bei Ihrem nächsten Messebesuch anhand der zu erwartenden Informationsflut nicht den Überblick verlieren, habe ich ein paar praxisorientierte Tipps zusammengestellt:

  • Werfen Sie vor der Veranstaltung einen Blick auf die Ausstellerliste, die bei den meisten Messen online einsehbar ist. So können Sie schon im Vorfeld klären, welchen Aussteller Sie besuchen möchten und Ihre Tour durch die Hallen planen.
  • Wenn Sie wissen, wen Sie am Messestand sprechen möchten, ist es sinnvoll, vorab einen Termin zu vereinbaren.
  • Planen Sie ausreichend Puffer zwischen den Terminen ein. Der Weg von A nach B kann bei gut besuchten Veranstaltungen Zeit kosten.
  • Verzögert sich ein Termin, informieren Sie Ihren nächsten Gesprächspartner darüber. Daher unbedingt die Handynummern Ihrer Ansprechpartner mit auf die Messe nehmen.
  • Tragen Sie ausreichend viele, eigene Visitenkarten bei sich.
  • Nutzen Sie eine verschließbare Hülle für alle Visitenkarten, die Sie erhalten. Reißverschluss auf, jede Visitenkarte sofort hineinlegen und Reißverschluss wieder zu – so verschwindet kein Kontakt mehr.
  • Sie haben Vereinbarungen geschlossen? Notieren Sie diese sofort und sammeln sie die Notizen an einem festen Ort. Dies können Notizzettel, die sie in die verschließbare Hülle legen, oder eine Kladde sein. So können Sie die Vereinbarungen nach der Messe kompakt abarbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und interessante Gespräche beim nächsten Messebesuch.

Workshop “Ordnung schafft Durchblick! – Effiziente Büroorganisation”

Sie suchen ein bestimmtes Dokument und die Sucherei geht los? Schluss damit! Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress.

 

Finden Sie im Workshop heraus, welcher Ordnungstyp Sie sind
am 17. Oktober 2017, 10 – 13 Uhr,

in den Räumen der Unternehmensberatung  Dr. Hastenrath,
An der Untertrave 96, 23552 Lübeck im Finders Haus.

 

Erkennen Sie Arbeitserleichterungen rund um Ihren Schreibtisch und im Büro.

Sammeln Sie Ideen, durch Spaß und praktische Übungen, die zu Ihnen und Ihrem Arbeitsstil passen. Optimieren Sie Arbeitsabläufe.

Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem individuellen System für mehr Ordnung und Struktur im Büro.

 

Ihre Investition in effiziente Büroorganisation beträgt EUR 79,00 inkl. MwSt. pro Teilnehmer.

Teilnahme nur gegen verbindliche Anmeldung per Mail unter info(at)vioeasy.de.
Die Mindestteilnehmerzahl liegt bei acht Personen.

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Pflanzen im Büro

Grünpflanzen im Büro haben zahlreiche positive Effekte. Sie verbessern das Raumklima, denn sie wirken trockener Luft entgegen, filtern Schadstoffe und Staubpartikel aus der Luft. Durch ihre Sauerstoffproduktion begünstigen sie die Konzentrationsfähigkeit am Arbeitsplatz. Zudem sind sie eine Wohltat fürs Auge, verschönern als dekoratives Accessoire den Arbeitsplatz und haben erwiesenermaßen eine stressabbauende Wirkung auf den Menschen. Und: Pflanzen im Büro gelten als Büroausstattung und können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Ordnung rund um die Büropflanzen
Damit die natürlichen Luftverbesserer immer in schönstem Grün erstrahlen, sollte die Pflege der Pflanzen im Büro gut organisiert sein. Sonst werden sie womöglich zu viel, zu wenig oder gar nicht gegossen. Oft hilft schon eine Checkliste, auf der wöchentlich abgehakt wird, wenn die Pflanzen gegossen wurden. So kann auch das monatliche Düngen organisiert werden.
Sehr hilfreich ist die Einstellung eines festen Termins in den eigenen Terminkalender mit dem Hinweis „Blumen gießen“. Auf diese Weise werden Sie auf jeden Fall an die Pflege der Pflanzen erinnert, auch wenn es im Büro hoch her geht und Sie eigentlich ganz andere Dinge auf der To-do-Liste haben.
Vielleicht findet sich ja auch jemand mit einem grünen Daumen im Team, der gern die komplette Pflege der Pflanzen übernimmt.

Tipp: Augen auf bei der Pflanzenpflege
Oft komme ich in Büros, in denen sich der Gummibaum über drei Regale bis ins nächste Büro schlängelt oder der Weihnachtsstern vom letzten Jahr mit letzter Kraft gegen die pralle Mittagssonne kämpft.
Daher: Schauen Sie sich Ihre Pflanzen von Zeit zu Zeit mit kritischem Blick an. Sind sie wirklich noch eine Zierde für den Raum? Auch wenn die Palme mit sehr übersichtlichem Blattwuchs ein Andenken an den Kollegen ist, der vor drei Jahren in Rente gegangen ist: Ein Zurückschneiden wirkt oft Wunder und verhilft der Pflanze zu neuem, satten Grün – und Ihnen zu mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch in meinem Video.

Viola Frehse gibt ihr Know-how bei einer Schulung weiter

Management-Assistenz-Fachtagung 2017 mit Vioeasy® Know-how

Die Anforderungen an Management-AssistentInnen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. Nur mit optimaler Büroorganisation und achtsamem Selbstmanagement können Sie Ihre zahlreichen Aufgaben umsetzen. Die Management-Assistenz-Fachtagung 2017, welche die IBAF – Qualifizierungszentren für Führung und Management am 1. November 2017 im Kieler Schloss organisiert, unterstützt Sie, Ihre Herausforderungen am Arbeitsplatz noch souveräner zu meistern.

Einer der spannenden Programmpunkte der Management-Assistenz-Fachtagung ist mein Vortrag „Leichter arbeiten mit klarer Struktur“. Sie erhalten praxisnahe Tipps, mit denen die Sucherei nach bestimmten Dokumenten der Vergangenheit angehört. Wer möchte, kann sein frisch erworbenes Wissen in meinem Workshop zum gleichen Thema vertiefen. Danach sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem individuellen System für mehr Ordnung und Struktur im Büro.

Weitere Programmpunkte sind der Vortrag von Jürgen Spincke zum Thema „Starker Umgang mit Veränderungen“ sowie der Vortrag und der Workshop von Monica Deters über „Die Kreuzfahrt zum Erfolg mit der MEEHR-Methode®“.

Darüber hinaus bietet die Fachtagung ausreichend Zeit zum Erfahrungsaustausch und Netzwerken.

Hier finden Sie weitere Informationen und die Anmeldung zur Management-Assistenz-Fachtagung 2017.

Vioeasy_Blog_Haengeakten

Hängeakten clever nutzen

Wenn Sie sich ein neues Werkzeug oder eine Küchenmaschine zulegen, überlegen Sie sicher vorab, welche Ansprüche und Wünsche Sie an das Gerät haben. Beim Kauf von Büromaterial, wie Hängeakten, erlebe ich bei Kunden immer wieder, dass diese strategischen Überlegungen fehlen. Kein Wunder also, dass ich oft in Büros komme, in denen die Menschen eher verzweifelt als konstruktiv mit der Hängeregistratur umgehen. Unüberlegt gekaufte Hängeakten liegen im Büromaterialschrank herum, werden nicht genutzt und sind schlicht hinausgeworfenes Geld.

Überlegen Sie daher vor dem Kauf, welche Hängeakte Sie im Rahmen Ihrer Büroorganisation für welchen Zweck benötigen. Denn: Hängeakte ist nicht gleich Hängeakte. Es gibt die unterschiedlichsten Varianten, die für eine Hängeregistratur genutzt werden können und so optimal Ordnung bringen.

Ich habe eine Übersicht erstellt, welche Variante sinnvoll für welchen Zweck genutzt werden kann:

  • Die Hängemappe ist oben und an der Seite offen. Sie ist ideal zum Sammeln einzelner, loser Unterlagen, wie Notizen, Fotos und Skizzen, vor Beginn eines Projekts.
  • Der Hängehefter hat eine Heftvorrichtung und kommt zum Einsatz, um z.B. Unterlagen aus der Hängemappe über ein kleineres, abgeschlossenes Projekt abzuheften und zu archivieren. Die Hängemappe wird damit aufgelöst.
  • Die Hängetasche ist oben offen und hat seitlich einen Verschluss, sodass nichts heraus rutschen kann. Diese Taschen sind praktisch für die Wiedervorlage, weil Sie hierin alles sammeln können, egal ob DIN A4 oder kleiner, zusammengeheftete oder lose Blätter.
  • Und es gibt Hängehefter mit Tasche. Hierin können Sie erledigtes Schriftgut einheften und gleichzeitig weiteres Material sammeln. Der Vorteil: Sie können die Schriftstücke, die Sie schon erledigt haben, abheften und müssen sie nicht nochmals in die Hand nehmen.
  • Die Hängesammler sind nur oben offen und etwas breiter als die Hängetasche. Er bietet sich zum Sammeln von Berichten, Katalogen, Magazinen etc. an. Der Hängesammler ist eine gute Alternative zum Stehsammler.
  • Die Mehrfach-Hängehefter sind die richtige Wahl für Personalakten oder umfangreiche Projekte, deren Schriftstücke unterteilt und immer in dergleichen Reihenfolge abgelegt werden.

Ich denke, diese kleine Übersicht zeigt, wie vielfältig die Auswahl und Anwendungsmöglichkeiten von Hängeakten sind. Und es gibt noch weitere Varianten. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie das Hängesystem einsetzen möchten. Es soll Ihnen ja die Büroorganisation erleichtern.

MTD-Blog

Presse-Veröffentlichung für mehr Ordnung

Suchzeit ist vergeudete Zeit, egal in welcher Branche. Expertenwissen für eine effiziente Büroorganisation ist daher auch im Sanitäts- und Medizintechnik-Fachhandel gefragt.
Unter der Überschrift “Schluss mit dem Schreibtisch-Chaos“ gebe ich den Lesern der Zeitschrift MTD Medizinisch-Technischer Dialog – Entscheider im Sanitätsfachhandel, im medizintechnischen Fachhandel und bei Herstellern – leicht umzusetzende Praxistipps, mit denen mehr Ordnung ins Büro einzieht.

Doch lesen Sie selbst: Hier geht es zu den Tipps!
(Veröffentlicht in Fachzeitschrift MTD, Ausgabe 5/2017 (MTD-Verlag))

Vioeasy_Blog_Projekt

Riesenprojekte organisieren

Das nahende Firmenjubiläum, Umstrukturierung einer Abteilung oder der längst überfällige Anbau – kennen Sie diese komplexen Aufgaben, die jeder gern vor sich herschiebt? Die Idee, hinter der sich ein Riesenprojekt verbirgt, das schon längst in Angriff genommen werden sollten? Aber wie anfangen?

Das habe ich in Bezug auf meine Workshops auch lange so empfunden und mich dann gefragt, wie ich diese Aufgabe besser in den Griff bekomme. Mein Trick: Ich unterteile das eine große Projekt in viele kleine Einzelschritte. So verliert es auf einen Schlag seine Größe und meinen Respekt davor.

Und so funktioniert es:

  • Wann soll das Projekt fertig sein? Setzen Sie sich eine Deadline (z.B. in sechs Monaten).
  • Welche Zwischenschritte sind notwendig für das Projekt? Verteilen Sie die Zwischenschritte auf die Zeitschiene bis zur Deadline (z.B. auf die Monate).
  • Welche Einzelschritte sind notwendig für das Projekt? Terminieren Sie die Einzelschritte im Rahmen der Zeitschiene (z.B. in Wochen).
  • Welche konkreten Maßnahmen sind nun erforderlich? Planen Sie die Maßnahmen je Woche auf die Tage auf.

Auf diese Weise erhalten Sie viele einzelne, gut zu bewältigende Aufgaben – anstelle des anfänglich so großen Bergs. Und der erste Schritt wird ganz einfach!

Ran ans Werk!
Wenn Sie diese Herangehensweise einmal erfolgreich durchgezogen haben, bringen Sie auch die größten Projekte nicht aus der Ruhe. Sie können so auch an mehreren Projekten parallel arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren.

Ich habe mit dieser Methode unter anderem meinen ersten Workshop konzipiert und organisiert. Anfangs war da nur die Idee, eines Tages einen Vioeasy-Workshop zu geben. Heute gehört er fest zu meinem Angebot rund um die Bürostruktur mit Konzept.