MTD-Blog

Presse-Veröffentlichung für mehr Ordnung

Suchzeit ist vergeudete Zeit, egal in welcher Branche. Expertenwissen für eine effiziente Büroorganisation ist daher auch im Sanitäts- und Medizintechnik-Fachhandel gefragt.
Unter der Überschrift “Schluss mit dem Schreibtisch-Chaos“ gebe ich den Lesern der Zeitschrift MTD Medizinisch-Technischer Dialog – Entscheider im Sanitätsfachhandel, im medizintechnischen Fachhandel und bei Herstellern – leicht umzusetzende Praxistipps, mit denen mehr Ordnung ins Büro einzieht.

Doch lesen Sie selbst: Hier geht es zu den Tipps!
(Veröffentlicht in Fachzeitschrift MTD, Ausgabe 5/2017 (MTD-Verlag))

Vioeasy_Blog_Projekt

Riesenprojekte organisieren

Das nahende Firmenjubiläum, Umstrukturierung einer Abteilung oder der längst überfällige Anbau – kennen Sie diese komplexen Aufgaben, die jeder gern vor sich herschiebt? Die Idee, hinter der sich ein Riesenprojekt verbirgt, das schon längst in Angriff genommen werden sollten? Aber wie anfangen?

Das habe ich in Bezug auf meine Workshops auch lange so empfunden und mich dann gefragt, wie ich diese Aufgabe besser in den Griff bekomme. Mein Trick: Ich unterteile das eine große Projekt in viele kleine Einzelschritte. So verliert es auf einen Schlag seine Größe und meinen Respekt davor.

Und so funktioniert es:

  • Wann soll das Projekt fertig sein? Setzen Sie sich eine Deadline (z.B. in sechs Monaten).
  • Welche Zwischenschritte sind notwendig für das Projekt? Verteilen Sie die Zwischenschritte auf die Zeitschiene bis zur Deadline (z.B. auf die Monate).
  • Welche Einzelschritte sind notwendig für das Projekt? Terminieren Sie die Einzelschritte im Rahmen der Zeitschiene (z.B. in Wochen).
  • Welche konkreten Maßnahmen sind nun erforderlich? Planen Sie die Maßnahmen je Woche auf die Tage auf.

Auf diese Weise erhalten Sie viele einzelne, gut zu bewältigende Aufgaben – anstelle des anfänglich so großen Bergs. Und der erste Schritt wird ganz einfach!

Ran ans Werk!
Wenn Sie diese Herangehensweise einmal erfolgreich durchgezogen haben, bringen Sie auch die größten Projekte nicht aus der Ruhe. Sie können so auch an mehreren Projekten parallel arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren.

Ich habe mit dieser Methode unter anderem meinen ersten Workshop konzipiert und organisiert. Anfangs war da nur die Idee, eines Tages einen Vioeasy-Workshop zu geben. Heute gehört er fest zu meinem Angebot rund um die Bürostruktur mit Konzept.

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Belege sinnvoll sammeln

Beim Strukturieren von Büros stoße ich immer wieder auf die phantasievollsten Varianten, um Belege zu sammeln. Oft ist es der gute alte Schuhkarton, in den die Rechnungen etc. gelegt werden. Aber auch Plastiktüten sind beliebt. Das Hauptziel, die Belege bei Bedarf schnell zur Hand zu haben, ist damit kaum realisierbar.

Natürlich können die Belege im Karton bzw. der Plastiktüte direkt an den Steuerberater gegeben werden. Aber warum wollen Sie die Zeit, die er oder sie benötigt, um sich einen Überblick zu verschaffen, noch extra bezahlen? Sie sind in der Materie drin und können dies optimal vorbereiten. Das spart dem Steuerberater Zeit – und Ihnen Geld.

Hier ein paar einfach umzusetzende Tipps, wie das Sammeln der Belege optimal klappt:

  • Sammeln Sie die Belege in einer Hängeakte mit Falte
  • oder in einem Ablagekorb.
  • Beschriften Sie die Sammelstelle.
  • Unterteilen Sie die Sammelstelle in Rubriken, wie Reisekosten, Bewirtungen, Anschaffungen, Kontoauszüge.
  • Notieren Sie auf jedem Beleg sofort, wozu er gehört, wie Anlass, Projekt, Namen der beteiligten Personen.
  • Sammeln Sie Belege zum Weiterbelasten separat.
  • Kopieren Sie jeden Thermobeleg sofort.
  • Leeren Sie Ihre Taschen und Geldbörsen täglich aus. Dann können Sie die Belege ohne weiteren Zeitverlust beschriften und zuordnen.

Wenn Sie diese, in der Praxis erprobten Tipps befolgen, sparen Sie in Zukunft viel Zeit beim Suchen und Bearbeiten der Belege sowie bares Geld beim Steuerberater.

Extratipp: Oder Sie holen sich in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Monat, eine Unterstützung für die Buchhaltung ins Haus. Das ist meist günstiger als der Steuerberater.

Sie sind oft außer Haus? Dann lesen Sie auch meinen Tipp: „Belege unterwegs sicher sammeln“.

Workshop “Ordnung ist dem Stress sein Tod” in Hamburg

Chaos ist erwiesenermaßen ein Stressfaktor. Das zeigen zahlreiche Studien, die sich mit den Auswirkungen von Ordnung und Chaos auf den Geist, den Stresspegel und die Leistungsfähigkeit des Menschen auseinandersetzen.

Wie die äußere Ordnung auch die innere Ordnung beeinflusst? Wie Sie die Energie aus Ihrem Chaos nutzbar machen? Finden Sie es heraus – und Ihren Ordnungstyp gleich mit!
Viola Frehse, Expertin für Büroorganisation, ist im Rahmen dieses Workshops für die Optimierung der äußeren Ordnung zuständig. Die innere Ordnung bringt Creativeer® Melanie Amélie Pump mit kreativen Methoden in Gleichklang. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Leichtigkeit!

Workshop “Ordnung ist dem Stress sein Tod”
Samstag, 24. Juni 2017, 10 bis 18 Uhr,
zentral in Hamburg (der genaue Ort wird rechtzeitig bekanntgegeben).

Die Mindestteilnehmerzahl liegt bei 10 Personen. Maximal nehmen 16 Personen teil.
Ihre Investition: 147 € inkl. Getränke und Snacks.

Schnell anmelden per E-Mail an: burnout-coach@mao-art4u.de, Stichwort: Einfach glücklich 2017.

Die Teilnahme ist erst garantiert, wenn die Teilnahmegebühr bezahlt ist und Sie eine entsprechende Anmeldebestätigung erhalten haben.

Vioeasy_Online-Kurs

Neu: Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“

Kennen Sie die nervenaufreibende Suchaktion zur Vorbereitung der privaten Steuererklärung? Warum machen Sie sich das Leben schwerer als es ist? Nutzen Sie doch einfach den Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“.

Steuererklärung – Belege sortieren mit System
Speziell für alle, die Ihre Steuererklärung in Zukunft im Handumdrehen vorbereiten wollen, habe ich ein einfaches und logisches Ordnungssystem entwickelt, das im Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“ erklärt wird.
Das System ist zum Selbermachen konzipiert und umfasst fünf Schritte. Ein Erklär-Video sowie Informationen zu den einzelnen Schritten stehen online bereit. Arbeitsblätter und Checklisten erleichtern die Umsetzung.

Erfahren Sie hier mehr zum Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“.

STARK_Hausmesse

Erste-Hilfe-Tipps zur Büroorganisation auf der STARK Hausmesse

Aktenberge, Zettelwirtschaft und unkoordinierte Abläufe – Sie erkennen Ihr Büro wieder? Dann lassen Sie uns darüber reden. Schauen Sie auf der STARK Hausmesse am 13. Mai 2017 an meinem Stand vorbei und bringen Sie ein Foto mit. Ich nehme Ihr Chaos gern in Augenschein und gebe Ihnen Erste-Hilfe-Tipps, wie Sie der Unordnung an den Kragen gehen können.

Oder vertiefen Sie Ihr Wissen mithilfe meines Vortrags. Ich verrate, wie mehr Ordnung und Struktur in jedes Büro einziehen kann. Das Ergebnis lohnt sich: Optimierte und zeitsparende Abläufe, die Kosten einsparen und Ihre Nerven schonen.

Kommen Sie vorbei auf der
STARK Hausmesse
am Samstag, den 13. Mai 2017, von 10 bis 17 Uhr
bei STARK Heimwerken, Moorfleeter Straße 40 (Eingang Pinkertweg 9), 22113 Hamburg.

Auf der STARK Hausmesse präsentieren sich über 30 Aussteller unterschiedlicher Branchen mit ihren Leistungen und Produkten. Der Eintritt ist frei.

Vioeasy_Blog_Stapel

Papierstapel effektiv sortieren

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen noch in weiter Ferne. Zum einen hindern bürokratische Hürden viele Unternehmen an der Digitalisierung. Zum anderen arbeiten Kunden, Lieferanten und auch die eigenen Mitarbeiter oft lieber mit der Papierversion. Grund hierfür ist unter anderem die Angst vor Datenverlust.

Mit Ordnung gegen Datenverlust

Datenverlust droht aber auch, wenn nicht sofort sortierte Papiere in Vergessenheit geraten und sich zu Stapeln türmen. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los.

Ich gehe diesen Stapeln liebend gern an den Kragen! Dafür sortiere ich den Stapel in die vier Rubriken:
- entsorgen
- delegieren
- sofort erledigen
- als Projekt auf Wiedervorlage

Entsorgen: Das muss ich hier wohl kaum weiter erklären. Ab in den Papierkorb damit!

Delegieren: Geben Sie die Unterlagen gleich an die zuständige Person weiter.

Sofort erledigen: In diese Rubrik fällt alles, was in maximal 2 Minuten erledigt werden kann. Hierbei ist es sinnvoll, kleine Arbeitsblöcke, wie Telefonate, Mails etc., zu bilden. So arbeiten Sie effektiv und die Aufgaben gehen schnell von der Hand.

Wiedervorlage: Alle Unterlagen, die dieser Rubrik angehören, werden in Ihr Wiedervorlage-System geordnet.
Wie Sie dieses System am besten organisieren, erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag „Wiedervorlage – ideal für das Terminmanagement“.

Wenn Sie jedem Papierstapel in dieser Form zu Leibe rücken, ist garantiert, dass der Schreibtisch leer und übersichtlich ist. Kein Vorgang oder Termin wird zukünftig vergessen, weil der entsprechende Hinweis in einem Stapel vergessen wurde.

Blog_Vioeasy_Beschriftung

Beschriftung ist das A und O

Bei der Organisation der Büros meiner Kunden treffe ich immer wieder auf Beschriftungen, die diese Bezeichnung nicht verdient haben. Da steht auf einer Sammelbox handschriftlich „Diverses“, Ablagekörbe sind unleserlich bekritzelt und auf Büromaterial prangt ganz dick „MEINS – HÄNDE WEG“.

 

Eindeutige Beschriftungen sorgen für klare Verhältnisse

Diese Art der „Beschriftung“ ist genauso sinnvoll wie gar keine Beschriftung. Das muss nicht sein! Es gibt so tolle Beschriftungsgeräte – und ich liebe sie. Die Geräte sind entweder per Hand einzustellen oder direkt an den PC anzuschließen. Wer einmal mit diesen professionell erstellten Etiketten gearbeitet hat, kann schnell süchtig danach werden. Mittlerweile gibt es Etiketten in etlichen Farben und Breiten. Egal, welche Farbkombination Sie wählen, das Ergebnis sieht ordentlich aus und jeder kann den Text lesen.

Ich kenne Postkorb-Wände, die so beschriftet sind – ein Traum. Oder Werkstätten, die all ihre Werkzeugboxen damit professionell gekennzeichnet haben. In Büromateriallagern erhält der Kleinkram damit seinen festen Platz.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie erhalten eine bessere Übersicht, die weniger Arbeitsaufwand und Zeitverlust beim Suchen zur Folge hat. Verwechslungen von Arbeitsgeräten gehören der Vergangenheit an.

 

Extra-Tipp: Beschriften Sie auch Ladekabel oder Kabel, die beispielsweise am Computer oder Drucker zu finden sind, mit einem gedruckten Etikett. Am besten jedes Kabel sofort nach dem Kauf mit einem Label versehen. So ist schnell klar, welches Kabel wozu gehört, wenn ein Gerät ausgetauscht werden soll oder ein Arbeitsplatzwechsel ansteht. Auch Kabel, die als Reserve in Schränken und Schubladen liegen, kennzeichnen. Dann wissen Sie auch noch nach einem Jahr, wofür es genutzt werden kann.

Büroküche: Knigge-Tipps für ein respektvolles Miteinander

Unaufgeräumte Küchen verderben immer wieder die Arbeitsatmosphäre. Zu Recht, denn sie sind im Grunde ein Spiegelbild des respektvollen Umgangs miteinander.

Sehr interessante Knigge-Tipps für die Büroküche bietet Astrid Fiedler, Expertin für Umgangsformen aus Hamburg.

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Büroküche – Verantwortung für Ordnung übernehmen

Es passiert nicht oft, aber immer wieder: Wenn ich in die Büroküche eines Kunden schaue, lächelt das blanke Chaos zurück. Ich frage mich dann, wie es bei den Mitarbeitern wohl zu Hause aussehen mag. Steht dort auch das benutzte Geschirr herum? Liegen dort aufgerissene Packungen mit Tee, Kaffee, Aufschnitt, Keksen etc. „griffbereit“ auf der Arbeitsfläche? Sicher nicht. In der Büroküche fühlt sich nur niemand für die Ordnung verantwortlich, jeder Handgriff ist lästig – nach dem Motto „Aber es machen doch alle so… warum soll ich dann aufräumen?“.

Dabei ist die Lösung einfach. Mit ein paar gemeinsam festgelegten Regeln wird die Küche ein Ort der Ordnung:

  • ausreichend geschlossene Schränke aufstellen oder montieren.
  • das Geschirr einräumen und die Türen entsprechend beschriften. So ist auf einen Blick klar, wo Teller, Tassen, Gläser, Tee, Kaffee etc. ihren Platz haben.
  • ein offenes Regal nur für sperrige Gegenstände nutzen (Getränke, Kaffeekannen).
  • eine zentrale Einkaufsliste aufhängen, auf die alles eingetragen wird, was gemeinsam genutzt wird und zur Neige geht.
  • einen Mitarbeiter auswählen, der oder die für die Einkäufe zuständig ist. Diese Person dafür eventuell bei anderen Aufgaben entlasten.
  • die gemeinsam aufgestellten Richtlinien gut sichtbar aufhängen. Hier könnte geregelt sein: Der erste Mitarbeiter räumt morgens den Geschirrspüler aus, der letzte Mitarbeiter stellt ihn abends an, jeder Mitarbeiter stellt sein Geschirr selber hinein, die Arbeitsplatte ist beim Verlassen der Küche frei zu räumen und abzuwischen.
    Übrigens: Ich habe auch schon Pläne gesehen, in denen im wöchentlichen Wechsel für das ganze Jahr festgelegt wurde, welche Abteilung gerade zuständig ist, die Kaffeemaschine sauber zu machen, den Kühlschrank auf Lebensmittel mit abgelaufenem Haltbarkeitsdatum zu durchforsten oder die Mikrowelle wöchentlich zu reinigen.
  • die Putzmittel und Reinigungsgegenstände vorzugsweise in einem geschlossenen Schrank aufbewahren. Nur das Geschirrspülmittel, das Reinigungsmittel für die Kaffeemaschine, Geschirrspül-Tabs, eine Spülbürste und ein Wischlappen sollten griffbereit aufbewahrt werden.
  • Wenn der Platz vorhanden ist, erhält jeder Mitarbeiter seinen eigenen, beschrifteten Ort für persönliche Gegenstände.

Werden diese Regeln gemeinschaftlich aufgestellt und eingehalten, klappt es mit der Ordnung in der Büroküche. Und Besucher können problemlos hineinschauen – ohne einen schlechten Eindruck zu gewinnen.