Workshop “Ordnung schafft Durchblick! – Effiziente Büroorganisation”

Sie suchen ein bestimmtes Dokument und die Sucherei geht los? Schluss damit! Ein schlecht organisierter Arbeitsplatz raubt Zeit, kostet Geld und verursacht unnötigen Stress.

 

Finden Sie im Workshop heraus, welcher Ordnungstyp Sie sind
am 17. Oktober 2017, 10 – 13 Uhr,

in den Räumen der Unternehmensberatung  Dr. Hastenrath,
An der Untertrave 96, 23552 Lübeck im Finders Haus.

 

Erkennen Sie Arbeitserleichterungen rund um Ihren Schreibtisch und im Büro.

Sammeln Sie Ideen, durch Spaß und praktische Übungen, die zu Ihnen und Ihrem Arbeitsstil passen. Optimieren Sie Arbeitsabläufe.

Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem individuellen System für mehr Ordnung und Struktur im Büro.

 

Ihre Investition in effiziente Büroorganisation beträgt EUR 79,00 inkl. MwSt. pro Teilnehmer.

Teilnahme nur gegen verbindliche Anmeldung per Mail unter info(at)vioeasy.de.
Die Mindestteilnehmerzahl liegt bei acht Personen.

Pflanze_Buero

Büroorganisation leicht gemacht: Pflanzen im Büro

Grünpflanzen im Büro haben zahlreiche positive Effekte. Sie verbessern das Raumklima, denn sie wirken trockener Luft entgegen, filtern Schadstoffe und Staubpartikel aus der Luft. Durch ihre Sauerstoffproduktion begünstigen sie die Konzentrationsfähigkeit am Arbeitsplatz. Zudem sind sie eine Wohltat fürs Auge, verschönern als dekoratives Accessoire den Arbeitsplatz und haben erwiesenermaßen eine stressabbauende Wirkung auf den Menschen. Und: Pflanzen im Büro gelten als Büroausstattung und können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Ordnung rund um die Büropflanzen
Damit die natürlichen Luftverbesserer immer in schönstem Grün erstrahlen, sollte die Pflege der Pflanzen im Büro gut organisiert sein. Sonst werden sie womöglich zu viel, zu wenig oder gar nicht gegossen. Oft hilft schon eine Checkliste, auf der wöchentlich abgehakt wird, wenn die Pflanzen gegossen wurden. So kann auch das monatliche Düngen organisiert werden.
Sehr hilfreich ist die Einstellung eines festen Termins in den eigenen Terminkalender mit dem Hinweis „Blumen gießen“. Auf diese Weise werden Sie auf jeden Fall an die Pflege der Pflanzen erinnert, auch wenn es im Büro hoch her geht und Sie eigentlich ganz andere Dinge auf der To-do-Liste haben.
Vielleicht findet sich ja auch jemand mit einem grünen Daumen im Team, der gern die komplette Pflege der Pflanzen übernimmt.

Tipp: Augen auf bei der Pflanzenpflege
Oft komme ich in Büros, in denen sich der Gummibaum über drei Regale bis ins nächste Büro schlängelt oder der Weihnachtsstern vom letzten Jahr mit letzter Kraft gegen die pralle Mittagssonne kämpft.
Daher: Schauen Sie sich Ihre Pflanzen von Zeit zu Zeit mit kritischem Blick an. Sind sie wirklich noch eine Zierde für den Raum? Auch wenn die Palme mit sehr übersichtlichem Blattwuchs ein Andenken an den Kollegen ist, der vor drei Jahren in Rente gegangen ist: Ein Zurückschneiden wirkt oft Wunder und verhilft der Pflanze zu neuem, satten Grün – und Ihnen zu mehr Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch in meinem Video.

Viola Frehse gibt ihr Know-how bei einer Schulung weiter

Management-Assistenz-Fachtagung 2017 mit Vioeasy® Know-how

Die Anforderungen an Management-AssistentInnen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen. Nur mit optimaler Büroorganisation und achtsamem Selbstmanagement können Sie Ihre zahlreichen Aufgaben umsetzen. Die Management-Assistenz-Fachtagung 2017, welche die IBAF – Qualifizierungszentren für Führung und Management am 1. November 2017 im Kieler Schloss organisiert, unterstützt Sie, Ihre Herausforderungen am Arbeitsplatz noch souveräner zu meistern.

Einer der spannenden Programmpunkte der Management-Assistenz-Fachtagung ist mein Vortrag „Leichter arbeiten mit klarer Struktur“. Sie erhalten praxisnahe Tipps, mit denen die Sucherei nach bestimmten Dokumenten der Vergangenheit angehört. Wer möchte, kann sein frisch erworbenes Wissen in meinem Workshop zum gleichen Thema vertiefen. Danach sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem individuellen System für mehr Ordnung und Struktur im Büro.

Weitere Programmpunkte sind der Vortrag von Jürgen Spincke zum Thema „Starker Umgang mit Veränderungen“ sowie der Vortrag und der Workshop von Monica Deters über „Die Kreuzfahrt zum Erfolg mit der MEEHR-Methode®“.

Darüber hinaus bietet die Fachtagung ausreichend Zeit zum Erfahrungsaustausch und Netzwerken.

Hier finden Sie weitere Informationen und die Anmeldung zur Management-Assistenz-Fachtagung 2017.

Vioeasy_Blog_Haengeakten

Hängeakten clever nutzen

Wenn Sie sich ein neues Werkzeug oder eine Küchenmaschine zulegen, überlegen Sie sicher vorab, welche Ansprüche und Wünsche Sie an das Gerät haben. Beim Kauf von Büromaterial, wie Hängeakten, erlebe ich bei Kunden immer wieder, dass diese strategischen Überlegungen fehlen. Kein Wunder also, dass ich oft in Büros komme, in denen die Menschen eher verzweifelt als konstruktiv mit der Hängeregistratur umgehen. Unüberlegt gekaufte Hängeakten liegen im Büromaterialschrank herum, werden nicht genutzt und sind schlicht hinausgeworfenes Geld.

Überlegen Sie daher vor dem Kauf, welche Hängeakte Sie im Rahmen Ihrer Büroorganisation für welchen Zweck benötigen. Denn: Hängeakte ist nicht gleich Hängeakte. Es gibt die unterschiedlichsten Varianten, die für eine Hängeregistratur genutzt werden können und so optimal Ordnung bringen.

Ich habe eine Übersicht erstellt, welche Variante sinnvoll für welchen Zweck genutzt werden kann:

  • Die Hängemappe ist oben und an der Seite offen. Sie ist ideal zum Sammeln einzelner, loser Unterlagen, wie Notizen, Fotos und Skizzen, vor Beginn eines Projekts.
  • Der Hängehefter hat eine Heftvorrichtung und kommt zum Einsatz, um z.B. Unterlagen aus der Hängemappe über ein kleineres, abgeschlossenes Projekt abzuheften und zu archivieren. Die Hängemappe wird damit aufgelöst.
  • Die Hängetasche ist oben offen und hat seitlich einen Verschluss, sodass nichts heraus rutschen kann. Diese Taschen sind praktisch für die Wiedervorlage, weil Sie hierin alles sammeln können, egal ob DIN A4 oder kleiner, zusammengeheftete oder lose Blätter.
  • Und es gibt Hängehefter mit Tasche. Hierin können Sie erledigtes Schriftgut einheften und gleichzeitig weiteres Material sammeln. Der Vorteil: Sie können die Schriftstücke, die Sie schon erledigt haben, abheften und müssen sie nicht nochmals in die Hand nehmen.
  • Die Hängesammler sind nur oben offen und etwas breiter als die Hängetasche. Er bietet sich zum Sammeln von Berichten, Katalogen, Magazinen etc. an. Der Hängesammler ist eine gute Alternative zum Stehsammler.
  • Die Mehrfach-Hängehefter sind die richtige Wahl für Personalakten oder umfangreiche Projekte, deren Schriftstücke unterteilt und immer in dergleichen Reihenfolge abgelegt werden.

Ich denke, diese kleine Übersicht zeigt, wie vielfältig die Auswahl und Anwendungsmöglichkeiten von Hängeakten sind. Und es gibt noch weitere Varianten. Wichtig ist jedoch, dass Sie sich genau überlegen, wofür Sie das Hängesystem einsetzen möchten. Es soll Ihnen ja die Büroorganisation erleichtern.

MTD-Blog

Presse-Veröffentlichung für mehr Ordnung

Suchzeit ist vergeudete Zeit, egal in welcher Branche. Expertenwissen für eine effiziente Büroorganisation ist daher auch im Sanitäts- und Medizintechnik-Fachhandel gefragt.
Unter der Überschrift “Schluss mit dem Schreibtisch-Chaos“ gebe ich den Lesern der Zeitschrift MTD Medizinisch-Technischer Dialog – Entscheider im Sanitätsfachhandel, im medizintechnischen Fachhandel und bei Herstellern – leicht umzusetzende Praxistipps, mit denen mehr Ordnung ins Büro einzieht.

Doch lesen Sie selbst: Hier geht es zu den Tipps!
(Veröffentlicht in Fachzeitschrift MTD, Ausgabe 5/2017 (MTD-Verlag))

Vioeasy_Blog_Projekt

Riesenprojekte organisieren

Das nahende Firmenjubiläum, Umstrukturierung einer Abteilung oder der längst überfällige Anbau – kennen Sie diese komplexen Aufgaben, die jeder gern vor sich herschiebt? Die Idee, hinter der sich ein Riesenprojekt verbirgt, das schon längst in Angriff genommen werden sollten? Aber wie anfangen?

Das habe ich in Bezug auf meine Workshops auch lange so empfunden und mich dann gefragt, wie ich diese Aufgabe besser in den Griff bekomme. Mein Trick: Ich unterteile das eine große Projekt in viele kleine Einzelschritte. So verliert es auf einen Schlag seine Größe und meinen Respekt davor.

Und so funktioniert es:

  • Wann soll das Projekt fertig sein? Setzen Sie sich eine Deadline (z.B. in sechs Monaten).
  • Welche Zwischenschritte sind notwendig für das Projekt? Verteilen Sie die Zwischenschritte auf die Zeitschiene bis zur Deadline (z.B. auf die Monate).
  • Welche Einzelschritte sind notwendig für das Projekt? Terminieren Sie die Einzelschritte im Rahmen der Zeitschiene (z.B. in Wochen).
  • Welche konkreten Maßnahmen sind nun erforderlich? Planen Sie die Maßnahmen je Woche auf die Tage auf.

Auf diese Weise erhalten Sie viele einzelne, gut zu bewältigende Aufgaben – anstelle des anfänglich so großen Bergs. Und der erste Schritt wird ganz einfach!

Ran ans Werk!
Wenn Sie diese Herangehensweise einmal erfolgreich durchgezogen haben, bringen Sie auch die größten Projekte nicht aus der Ruhe. Sie können so auch an mehreren Projekten parallel arbeiten, ohne den Überblick zu verlieren.

Ich habe mit dieser Methode unter anderem meinen ersten Workshop konzipiert und organisiert. Anfangs war da nur die Idee, eines Tages einen Vioeasy-Workshop zu geben. Heute gehört er fest zu meinem Angebot rund um die Bürostruktur mit Konzept.

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Belege sinnvoll sammeln

Beim Strukturieren von Büros stoße ich immer wieder auf die phantasievollsten Varianten, um Belege zu sammeln. Oft ist es der gute alte Schuhkarton, in den die Rechnungen etc. gelegt werden. Aber auch Plastiktüten sind beliebt. Das Hauptziel, die Belege bei Bedarf schnell zur Hand zu haben, ist damit kaum realisierbar.

Natürlich können die Belege im Karton bzw. der Plastiktüte direkt an den Steuerberater gegeben werden. Aber warum wollen Sie die Zeit, die er oder sie benötigt, um sich einen Überblick zu verschaffen, noch extra bezahlen? Sie sind in der Materie drin und können dies optimal vorbereiten. Das spart dem Steuerberater Zeit – und Ihnen Geld.

Hier ein paar einfach umzusetzende Tipps, wie das Sammeln der Belege optimal klappt:

  • Sammeln Sie die Belege in einer Hängeakte mit Falte
  • oder in einem Ablagekorb.
  • Beschriften Sie die Sammelstelle.
  • Unterteilen Sie die Sammelstelle in Rubriken, wie Reisekosten, Bewirtungen, Anschaffungen, Kontoauszüge.
  • Notieren Sie auf jedem Beleg sofort, wozu er gehört, wie Anlass, Projekt, Namen der beteiligten Personen.
  • Sammeln Sie Belege zum Weiterbelasten separat.
  • Kopieren Sie jeden Thermobeleg sofort.
  • Leeren Sie Ihre Taschen und Geldbörsen täglich aus. Dann können Sie die Belege ohne weiteren Zeitverlust beschriften und zuordnen.

Wenn Sie diese, in der Praxis erprobten Tipps befolgen, sparen Sie in Zukunft viel Zeit beim Suchen und Bearbeiten der Belege sowie bares Geld beim Steuerberater.

Extratipp: Oder Sie holen sich in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Monat, eine Unterstützung für die Buchhaltung ins Haus. Das ist meist günstiger als der Steuerberater.

Sie sind oft außer Haus? Dann lesen Sie auch meinen Tipp: „Belege unterwegs sicher sammeln“.

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Neu: Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“

Kennen Sie die nervenaufreibende Suchaktion zur Vorbereitung der privaten Steuererklärung? Warum machen Sie sich das Leben schwerer als es ist? Nutzen Sie doch einfach den Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“.

Steuererklärung – Belege sortieren mit System
Speziell für alle, die Ihre Steuererklärung in Zukunft im Handumdrehen vorbereiten wollen, habe ich ein einfaches und logisches Ordnungssystem entwickelt, das im Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“ erklärt wird.
Das System ist zum Selbermachen konzipiert und umfasst fünf Schritte. Ein Erklär-Video sowie Informationen zu den einzelnen Schritten stehen online bereit. Arbeitsblätter und Checklisten erleichtern die Umsetzung.

Erfahren Sie hier mehr zum Vioeasy® Online-Kurs „Steuerunterlagen mit Struktur“.

STARK_Hausmesse

Erste-Hilfe-Tipps zur Büroorganisation auf der STARK Hausmesse

Aktenberge, Zettelwirtschaft und unkoordinierte Abläufe – Sie erkennen Ihr Büro wieder? Dann lassen Sie uns darüber reden. Schauen Sie auf der STARK Hausmesse am 13. Mai 2017 an meinem Stand vorbei und bringen Sie ein Foto mit. Ich nehme Ihr Chaos gern in Augenschein und gebe Ihnen Erste-Hilfe-Tipps, wie Sie der Unordnung an den Kragen gehen können.

Oder vertiefen Sie Ihr Wissen mithilfe meines Vortrags. Ich verrate, wie mehr Ordnung und Struktur in jedes Büro einziehen kann. Das Ergebnis lohnt sich: Optimierte und zeitsparende Abläufe, die Kosten einsparen und Ihre Nerven schonen.

Kommen Sie vorbei auf der
STARK Hausmesse
am Samstag, den 13. Mai 2017, von 10 bis 17 Uhr
bei STARK Heimwerken, Moorfleeter Straße 40 (Eingang Pinkertweg 9), 22113 Hamburg.

Auf der STARK Hausmesse präsentieren sich über 30 Aussteller unterschiedlicher Branchen mit ihren Leistungen und Produkten. Der Eintritt ist frei.

Vioeasy_Blog_Stapel

Papierstapel effektiv sortieren

Das papierlose Büro ist in den meisten Unternehmen noch in weiter Ferne. Zum einen hindern bürokratische Hürden viele Unternehmen an der Digitalisierung. Zum anderen arbeiten Kunden, Lieferanten und auch die eigenen Mitarbeiter oft lieber mit der Papierversion. Grund hierfür ist unter anderem die Angst vor Datenverlust.

Mit Ordnung gegen Datenverlust

Datenverlust droht aber auch, wenn nicht sofort sortierte Papiere in Vergessenheit geraten und sich zu Stapeln türmen. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, geht die Sucherei los.

Ich gehe diesen Stapeln liebend gern an den Kragen! Dafür sortiere ich den Stapel in die vier Rubriken:
- entsorgen
- delegieren
- sofort erledigen
- als Projekt auf Wiedervorlage

Entsorgen: Das muss ich hier wohl kaum weiter erklären. Ab in den Papierkorb damit!

Delegieren: Geben Sie die Unterlagen gleich an die zuständige Person weiter.

Sofort erledigen: In diese Rubrik fällt alles, was in maximal 2 Minuten erledigt werden kann. Hierbei ist es sinnvoll, kleine Arbeitsblöcke, wie Telefonate, Mails etc., zu bilden. So arbeiten Sie effektiv und die Aufgaben gehen schnell von der Hand.

Wiedervorlage: Alle Unterlagen, die dieser Rubrik angehören, werden in Ihr Wiedervorlage-System geordnet.
Wie Sie dieses System am besten organisieren, erfahren Sie in meinem Blog-Beitrag „Wiedervorlage – ideal für das Terminmanagement“.

Wenn Sie jedem Papierstapel in dieser Form zu Leibe rücken, ist garantiert, dass der Schreibtisch leer und übersichtlich ist. Kein Vorgang oder Termin wird zukünftig vergessen, weil der entsprechende Hinweis in einem Stapel vergessen wurde.